przyjęty uchwałą Zarządu z dnia 24 listopada 2024 r.

Niniejszy Regulamin określa zasady zapisów i uczestnictwa w zajęciach sportowych oraz relaksacyjnych organizowanych przez Stowarzyszenie Warszawski Klub Sportowy “Volup” z siedzibą w Warszawie (KRS 0000326579) („Stowarzyszenie”). Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników zajęć. 

§ 1.

UCZESTNICTWO W ZAJĘCIACH

1. Stowarzyszenie w ramach swojej działalności organizuje zajęcia sportowe w formie stałych sekcji lub pojedynczych wydarzeń, w celu promowania sportu amatorskiego, tolerancji, kultywowania przyjaźni na bazie wspólnej aktywności fizycznej, integracji społeczności LGBT oraz przeciwdziałania wszelkiej dyskryminacji, w tym ze względu na orientację seksualną, płeć i tożsamość płciową. 
2. Uczestnikiem zajęć sportowych organizowanych przez Stowarzyszenie jest każda osoba zainteresowana, która dokonała wcześniejszej rejestracji na dane zajęcia („Uczestnik”).
3. Zajęcia prowadzone są przez zatrudnionych przez Stowarzyszenie instruktorów lub w ramach samoorganizacji pod kierunkiem koordynatorów sekcji lub innych osób wyznaczonych przez Zarząd Stowarzyszenia.
4. Warunkiem uczestnictwa w zajęciach jest brak przeciwwskazań zdrowotnych do udziału w zajęciach sportowych.
5. Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do zmiany terminu zajęć, proponując przeprowadzenie zajęć w innym terminie. Decyzja co do sposobu przeprowadzenia zajęć w innym terminie leży po stronie Stowarzyszenia. 
6. Stowarzyszenie zastrzega sobie możliwość odwołania danych zajęć w uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku zapisania się zbyt małej liczby uczestników.
7. Uczestnik bierze udział w zajęciach na własną odpowiedzialność i przyjmuje do wiadomości, że Stowarzyszenie nie ponosi odpowiedzialności za kontuzje lub urazy powstałe w trakcie zajęć.
8. Stowarzyszenie nie ponosi odpowiedzialności za szkody związane z uszkodzeniem lub kradzieżą rzeczy pozostawionych w szatni przez Uczestnika zajęć sportowych w czasie ich trwania i bezpośrednio przed i po nich.
9. W przypadku nieprzestrzegania postanowień Regulaminu przez Uczestnika, Instruktor, koordynator sekcji lub Członek Zarządu Stowarzyszenia może wykluczyć Uczestnika z udziału w zajęciach sportowych, bez zwrotu poniesionych przez Uczestnika opłat za uczestnictwo w zajęciach.
10. W przypadku powtarzającego się naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu przez Uczestnika, Zarząd ma prawo wydać dla Uczestnika terminowy lub bezterminowy zakaz uczestnictwa we wszystkich przyszłych zajęciach sportowych. W sytuacji wykluczenia z zajęć sportowych, Uczestnikowi nie przysługuje zwrot poniesionych opłat.
11. Od decyzji Zarządu o terminowym lub bezterminowym zakazie uczestnictwa w zajęciach sportowych Uczestnikowi przysługuje odwołanie do Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia.

§ 2.

KONTO

1. Konto Uczestnika jest tworzone na platformie volup.wod.guru.
2. Uczestnik za pośrednictwem konta może dokonywać:

2.2.1 zapisów na zajęcia

2.2.2. rezygnacji z zajęć

2.2.3 zakupu karnetów

3. Stowarzyszenie może kontaktować się z Uczestnikiem za pośrednictwem platformy i dostępnych opcji.

§ 3.

KARNETY

1. Karnet określa m.in.: zakres zajęć, liczbę zajęć dostępnych, termin ważności i ewentualne zniżki.
2. Zarząd określa rodzaje dostępnych karnetów.
3. Rodzaj, zakres i cena karnetu jest dostępna na stronie Stowarzyszenia www.volup.pl i/lub volup.wod.guru/karnety i/lub w dedykowanej aplikacji.
4. Stowarzyszenie umożliwia zakup karnetu za pośrednictwem dedykowanych rozwiązań elektronicznych.
5. Uczestnik ma dostęp do swojego karnetu na swoim indywidualnym Koncie Uczestnika.
6. Nie przewiduje się zwrotu niewykorzystanych środków w ramach zakupionego przez Uczestnika karnetu.
7. Niewykorzystane środki w ramach zakupionego przez Uczestnika karnetu nie będą przepisywane na kolejne okresy, chyba że:

3.7.1 sytuacja osobista uczestnika uniemożliwiła wykorzystanie środków i Zarząd został poinformowany o sytuacji na początku jej zaistnienia za pośrednictwem maila info@volup.pl.

3.7.2 Uczestnik nie był w stanie wykorzystać środków w związku z brakiem miejsc na zajęciach.

§ 4.

ZAPISY NA ZAJĘCIA

1. Zapisy na zajęcia odbywają się poprzez formularz dostępny na stronie internetowej Stowarzyszenia www.volup.pl i/lub volup.wod.guru i/lub w dedykowanej aplikacji.
2. Liczba miejsc na poszczególne zajęcia sportowe organizowane przez Stowarzyszenie jest ograniczona. 
3. Zapisy są przyjmowane w kolejności ich wpływu.
4. W przypadku braku uregulowania przez Uczestnika zaległości finansowych z tytułu opłat za zajęcia sportowe przekraczających kwotę 100 zł (sto złotych), dokonana rezerwacja może zostać anulowana i/lub karnet Uczestnika zablokowany. 
5. Potwierdzenie rezerwacji jest widoczne na koncie Uczestnika i/lub jest wysyłane drogą elektroniczną na adres email wskazany przez Uczestnika w trakcie rejestracji.
6. W przypadku braku miejsc na dane zajęcia Uczestnik zapisywany jest na listę rezerwową, o czym jest informowany drogą elektroniczną.

§ 5.

OPŁATY, REZYGNACJA, REKLAMACJE

1. Opłaty za uczestnictwo w zajęciach są ustalane w oparciu o system karnetów, a informacja o aktualnej opłacie, liczbie treningów w ramach poszczególnych zajęć/sekcji, jest podana w udostępnionym rozwiązaniu elektronicznym. Informacja ta może nie uwzględniać zniżek należnych danemu Uczestnikowi, w takim wypadku Uczestnika obowiązuje wysokość opłaty z uwzględnieniem należnej zniżki.
2. Rezygnacja z udziału w zajęciach sportowych powinna zostać dokonana z odpowiednim wyprzedzeniem, aby umożliwić uczestnictwo osobom wpisanym na listę rezerwową.
3. Rezygnacja z udziału w zajęciach sportowych dokonana na co najmniej 24 godziny, a w przypadku sekcji Siatkówki nie później niż na 8h przed rozpoczęciem zajęć, uprawnia do nienaliczenia Uczestnikowi opłaty za zajęcia. 
4. W przypadku rezygnacji przez Uczestnika później niż w terminie wskazanym w pkt 3 powyżej, Uczestnik obowiązany jest do opłacenia rezerwacji, niezależnie od faktu nieuczestniczenia w zajęciach.
5. Uczestnik jest zwolniony z opłaty rezerwacyjnej, jeżeli nie wziął udziału w zajęciach z powodu zmiany ich terminu dokonanej przez Stowarzyszenie lub odwołania zajęć.
6. Reklamacje dotyczące rezerwacji lub zajęć sportowych można składać na adres info@volup.pl. 

§ 6.

OBOWIĄZKI UCZESTNIKA

1. Uczestnik zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu i przestrzegania jego postanowień oraz do wykonywania w trakcie zajęć poleceń i wskazówek instruktorów prowadzących zajęcia oraz koordynatorów sekcji lub członków Zarządu Stowarzyszenia. 
2. Uczestnik zobowiązany jest dokonywać terminowych opłat za dokonane rezerwacje na wybrane zajęcia lub opłat za karnety wykupione w dedykowanym rozwiązaniu elektronicznym..
3. Uczestnik zobowiązany jest dbać o wykorzystywanych przez niego sprzęt i infrastrukturę sportową.
4. Uczestnik zobowiązany jest dbać o komfort pozostałych Uczestników zajęć, w szczególności poprzez kształtowanie pozytywnej atmosfery zajęć, opartej na życzliwości oraz szacunku do pozostałych Uczestników.
5. Uczestnik powinien przystępować do zajęć sportowych zdrowy i wypoczęty, nie będąc pod wpływem alkoholu bądź innych środków odurzających. 
6. Uczestnik ma obowiązek zachowywać się w trakcie zajęć z poszanowaniem zasad bezpieczeństwa i mając na względzie zdrowie swoje oraz innych Uczestników, przy zachowaniu zasad „Fair-Play” oraz zasad współżycia społecznego.
7. Uczestnik zobowiązany jest zachować należytą dbałość o dobre samopoczucie i komfort swój i innych Uczestników, w szczególności respektując odpowiednie standardy kultury i higieny osobistej. 
8. Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że zajęcia organizowane przez Stowarzyszenie mają na celu promowanie sportu amatorskiego, tolerancji, kultywowania przyjaźni na bazie wspólnej aktywności fizycznej, integracji społeczności LGBT oraz przeciwdziałaniu wszelkiej dyskryminacji, w tym ze względu na orientację seksualną, płeć i tożsamość płciową. 
9. W przypadku utraty lub zniszczenia sprzętu Stowarzyszenia udostępnionego Uczestnikowi lub należącego do osób trzecich, jest on zobowiązany do pokrycia spowodowanych swoim działaniem szkód.

§ 7.

WYKORZYSTANIE WIZERUNKU I GŁOSU UCZESTNIKÓW

1. Uczestnik każdorazowo zapisując się na zajęcia realizowane przez Stowarzyszenie, ma możliwość wyrażenia dobrowolnej zgody na nieodpłatne utrwalanie w drodze filmowania lub wykonywania zdjęć z przebiegu zajęć, jego wizerunku oraz głosu za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie Stowarzyszenia oraz ich nieodpłatne publikowanie w okresie prowadzenia działalności przez Stowarzyszenie. 
2. W przypadku wyrażenia przez Uczestnika zgody, o której mowa w pkt. 5.1., Stowarzyszenie może utrwalać w drodze filmowania lub wykonywania zdjęć przebiegu zajęć, w tym wizerunek Uczestników oraz ich głos. Utrwalania dokonuje się w celu publikacji takich nagrań lub zdjęć na stronie internetowej Stowarzyszenia, w materiałach relacjonujących przebieg zajęć w mediach społecznościowych prowadzonych przez Stowarzyszenie oraz w celach marketingowych (reklamowych) i informacyjnych, zdjęć wykonanych podczas imprez zewnętrznych organizowanych przez Stowarzyszenie. 
3. Dane wizerunkowe pozyskane zgodnie z pkt. 5.2. będą wykorzystywane przez Stowarzyszenie w celu promowania działalności Stowarzyszenia, zwłaszcza w obszarze działalności pożytku publicznego, poprzez publikację nagrań lub zdjęć z przeprowadzonych zajęć oraz imprez zewnętrznych na stronie internetowej Stowarzyszenia, tj. www.volup.pl, a także w materiałach relacjonujących przebieg zajęć oraz imprez zewnętrznych w mediach społecznościowych prowadzonych przez Stowarzyszenie, w szczególności na portalach:

1. Facebook,
2. Instagram 
3. Youtube 
4. Twitter (obecnie „X”)

4. Publikowane nagrania lub zdjęcia z przebiegu zajęć nie mogą naruszać godności lub dobrego imienia Uczestników, ani Stowarzyszenia, w tym przedstawiać Uczestników w negatywnym świetle, w sposób krytyczny lub w sposób ośmieszający.
5. Dane wizerunkowe Uczestnika nie będą przekazywane poza terytorium Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego, co nie wyklucza, że z danymi wizerunkowymi Uczestnika wskazanymi w pkt 2 powyżej, po ich opublikowaniu w sieci internetowej, będzie można się zapoznać i pobrać również spoza terytorium Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 
6. Uczestnik ma prawo sprzeciwu wobec publikowania jego danych wizerunkowych oraz wycofania w każdym momencie zgody na publikację jego wizerunku poprzez wysłanie maila na adres: info@volup.pl.

§ 8.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH 

1. Szczegółowe informacje o sposobach i zasadach przetwarzania danych osobowych przetwarzanych w związku z organizowaniem zajęć przez Stowarzyszenie, w tym polityka ochrony danych osobowych, są dostępne na stronie internetowej Stowarzyszenia: www.volup.pl.

§ 9.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Z treścią Regulaminu oraz ewentualnymi zmianami Regulaminu można zapoznać się na stronie internetowej Stowarzyszenia: www.volup.pl.
2. Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, w tym obowiązujących opłat za zajęcia, w szczególności z uwagi na: (i) zmianę właściwych podatków lub opłat publicznych, (ii) reorganizację działalności gospodarczej (łączenie, podział, zmiana formy prawnej), (iii) zmianę przepisów prawa lub wejście w życie nowych regulacji prawnych lub wytycznych odpowiednich organów, (iv) konieczność wprowadzenia działań zapewniających świadczenie usług na wysokim poziomie jakościowym, (v) dodawanie nowych usług lub rozwijanie istniejących, (vi) wzrost cen towarów i usług lub wzrost przeciętnego wynagrodzenia potwierdzony przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, (vii) działanie siły wyższej.
3. Informacja o zmianach, o których mowa w pkt. 7.2, zostanie podana do publicznej wiadomości na stronie internetowej Stowarzyszenia:  www.volup.pl, z wyprzedzeniem co najmniej tygodniowym. Okres ten może być krótszy, jeśli publikacja aktu prawnego, z którego wynika konieczność wprowadzenia zmiany, następuje z krótszym wyprzedzeniem lub okres taki wynika z decyzji organu administracji publicznej.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy Prawo o stowarzyszeniach.